Googleドキュメント一括結合ツール

Googleドキュメント一括結合ツールご利用マニュアル

本記事では業務自動化ツールを企画開発するGASラボの「Googleドキュメント一括結合ツール」の概要・使い方、よくある質問に関するQ&Aについて詳しく解説しております。

Googleドキュメント一括結合ツールご利用マニュアル

Googleドキュメント一括結合ツール

本ツールは、複数のGoogleドキュメントを一括で結合したファイルを生成できるツールです。

  • 複数のGoogleドキュメントを一括でひとつのファイルに結合
  • 統合したファイルは「Googleドキュメント」「PDF」「Word」のいずれかの形式を選択可能
  • 生成ファイル名、生成ファイルの格納先フォルダを指定可能

Googleドキュメントを使っていると、複数のファイルに分かれている情報を一つのファイルにまとめたいというシーンがあります。

これを手作業で行う場合、すべてのファイルを開いてコピペしていかなければならず、ファイル数が多いと非常に時間がかかってしまいます。

こうしたシーンで本ツールを使えば、一括で複数のGoogleドキュメントを結合できます。

結合したファイルはGoogleドキュメント以外に、PDFやWord形式で出力することも可能です。

結合したいファイルの数が多い場合は、ひとつのフォルダにまとめておけば、本ツールの機能を使って自動でリストアップもできます。

また、結合したファイルのファイル名や、ファイルの格納先フォルダも指定できますので、大量のGoogleドキュメントをまとめたいシーンでも利用しやすいでしょう。

なお、本ツールはGAS(Google Apps Script)を使ったツールで、Googleスプレッドシートが利用できるWindowsやMacのパソコンで利用できます。

資料の作成やメモ、学習内容などGoogleドキュメントを頻繁に利用する方は、ぜひ本ツールを使って効率よくGoogleドキュメントの整理を行ってみてください。

 

 

Googleドキュメント一括結合ツールの3つの特徴

  1. 複数のGoogleドキュメントを1つのファイルに一括で結合可能!

    • 本ツールを利用すれば、手間のかかる複数のGoogleドキュメント結合作業を効率化することができます。
    • 結合順序も指定することができます。
    • 結合対象のGoogleドキュメントは取り込み先のフォルダを指定することで簡単にフォルダから自動で取り込み、リストアップすることも可能です。
  2. 結合して新しく生成されたファイルの出力形式を選択可能!

    • 結合して新しく生成されたファイルの出力形式は下記の3種類から選択できます。
      • Googleドキュメント
      • Word
      • PDF
    • 新しく生成されたファイルの保存先フォルダの指定も可能です。
  3. 入力とクリックのみのシンプルな操作!初心者でも簡単に利用可能!

    • 入力とクリックのみで操作できるツールであるため、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使ったことがある人なら、簡単に使えるツールです。

Googleドキュメント一括結合ツールはこんな方にオススメ!

  • 複数のGoogleドキュメントを扱うビジネスパーソンや学生、教育関係者、ライター、研究者など

 

Googleドキュメント一括結合ツールのご利用マニュアル

STEP1:Googleスプレッドシート形式の本ツールをコピー

Googleスプレッドシート形式の本ツールをコピー

本ツールはGAS(Google Apps Script)の自動化プログラムが組み込まれた「Googleスプレッドシート形式」のツールです。

ご購入当初は「閲覧権限のみ」に制限されています。ツールの自動化メニューをご利用するためには、本ツール(スプレッドシート)をコピーいただく必要があります。​​

スプレッドシートのツールバーにある「ファイル」→「コピーを作成」で編集権限のあるコピーシートを作成します。

コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。

 

STEP2:ドキュメント一覧にGoogleドキュメントのURLをリストアップ

ドキュメント一覧にGoogleドキュメントのURLをリストアップ

次に結合したいGoogleドキュメントのURLを「ドキュメント一覧」にリストアップします。

リストアップの方法には2つの方法があります。

方法1:手動リストアップ

ご自身が管理されているGoogleドライブにあるGoogleドキュメントのURLを取得し、「ドキュメント一覧」の「ファイルURL」の列にリストアップしていく方法です。

方法2:フォルダ内Googleドキュメント一括取り込み機能を利用したリストアップ

Googleドライブの特定のフォルダにアップロードしたGoogleドキュメントを一括で取り込み、リストアップすることができる方法です。

本機能を利用するためには、下記の3つの手順にしたがってご利用ください。

1: Googleドライブの特定のフォルダにGoogleドキュメントを移動・集約

Googleドライブの特定のフォルダにGoogleドキュメントを移動・集約

2:本ツールの設定シートに結合したいGoogleドキュメントを集約させたフォルダのURLを「取り込みフォルダURL」の欄に記入

Googleドキュメントを集約させたフォルダのURLを「取り込みフォルダURL」の欄に記入

3:本ツール独自のメニューより「フォルダ内document取り込み」をクリック

本ツール独自のメニューより「フォルダ内document取り込み」をクリック

初めて本ツール独自の自動化メニューを実行する際には、初回認証プロセスが必要となります。初回認証プロセスの進め方は下記の記事に記載しておりますので、そちらをご参照ください。

上記の手順を実行すると、ドキュメント一覧に指定したフォルダ内のGoogleドキュメントファイルのみがリストアップされます。

仕様補足:結合順番について

本ツールのドキュメント一覧にリストアップされているファイルのうち、上から順に結合されていきます。「フォルダ内document取り込み」機能をご利用される際など、結合順番をコントロールしたい場合は、行の入れ替えなどをして、調整してください。

参考:「ドキュメント一覧シートクリア機能」もご用意しております。

ドキュメント一覧シートの情報をクリアしたい場合には、「ドキュメント一覧シートクリア機能」をご利用ください。本ツールの独自メニューより「ドキュメント一覧シートクリア」を実行すると、ドキュメント一覧シートがクリアされます。

ドキュメント一覧シートクリア機能

 

STEP3:独自のメニューより「ファイル基本情報を取得」をクリック

独自のメニューより「ファイル基本情報を取得」をクリック

次に結合作業の準備のため、リストアップしたGoogleドキュメントファイルの基本情報を自動で取得します。

ツールバーに用意されている本ツール独自の「メニュー」より「ファイル基本情報を取得」をクリックします。

初めて本ツール独自の自動化メニューを実行する際には、初回認証プロセスが必要となります。初回認証プロセスの進め方は下記の記事に記載しておりますので、そちらをご参照ください。

その後、ドキュメント一覧シートに「ファイル名」「ファイルID」が出力されます。

ドキュメント一覧シート

「ファイル名」と「ファイルID」については、次のステップの一括結合処理の際に必ず利用する項目なので、編集・削除しないようにしてください。

 

STEP4:設定シートにて各種結合設定を入力

設定シートにて各種結合設定を入力

次に結合するための各種設定を行います。

本ツールの設定シートにて、下記3点を入力・設定してください。

設定シートで設定する項目

  • 生成ファイル形式(任意)
    • Googleドキュメント、Word、PDFの3つから選択します。
    • Word、PDFが選択された場合、Word、PDFとは別にGoogleドキュメントも生成される仕様となっております。必要に応じて削除してください。
  • 生成ファイル名(任意)
    • 結合処理によって新しく生成されたファイル名を指定することができます。
    • 指定がない場合、「(生成日時)_生成」というファイル名となります。
  • 生成ファイル格納先フォルダURL(任意)
    • 結合処理によって新しく生成されたファイルの保存先(格納先)を指定できます。
    • 保存先を指定する場合は、ご自身が管理されているGoogleドライブの任意のフォルダのURLを入力してください。
    • 生成ファイル格納先フォルダURLが指定されていない場合、マイドライブ直下にファイルが生成されます。

 

STEP5:独自のメニューより「ファイル結合」を実行

独自のメニューより「ファイル結合」を実行

最後にクリック操作で 複数のGoogleドキュメントを結合します。

本ツール独自の「メニュー」より「ファイル結合」を実行します。

「ファイル結合」を実行すると、自動結合処理が走り、事前に設定された条件にてGoogleドキュメントが結合され、新しいファイルが生成されます。

結合処理の結果については、本ツールの「出力履歴」シートに生成結果が出力されていきますので、そちらでご確認ください。

出力履歴

参考:「出力履歴」で出力される項目

  • ファイル生成日時
  • ファイル名
  • ファイルURL
  • ファイル生成形式
  • 生成ファイル格納先フォルダ名
  • 生成ファイル格納先フォルダURL

結合処理に関する仕様補足

  • 結合順番は「ドキュメント一覧」にリストアップされたGoogleドキュメントを上から順に結合します。
  • 結合に対応していない要素もあります。予めご了承ください。
    • 結合に対応している要素
      • 見出し
      • テキスト(色などの装飾も)
      • リスト
      • グラフ
      • 画像
    • 結合に対応していない要素
      • 図形描画など(結合に対応していないものは、ファイル名+その要素が何番目の要素かを入れたテキストが追加される仕様となっております)

 

Googleドキュメント一括結合ツール:ご利用上の注意点

  • 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
  • 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
  • ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・配布やソースコードのコピーは禁止しております。
  • 本ツールは処理時間に上限があります(約6分)。結合するファイルの数が多い場合やファイル内のデータが多い場合には、制限時間内に処理が完了できない可能性がございます。結合するファイルを小分けにするなどして、ご調整いただくようお願いいたします。
  • ファイルのデータ量が多い場合や結合するファイルが多い場合に、うまくファイルの生成ができない可能性もあります。予めご了承ください。
  • 結合処理に対応していない要素もあります。予めご了承ください。
  • 本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
  • その他の注意点は本ツールのご利用マニュアルも併せてご覧ください。

 

Googleドキュメント一括結合ツールに関するQ&A

Googleドキュメント一括結合ツールはどこで入手できますか?

2023年7月現在、Googleドキュメント一括結合ツールは下記のプラットフォームにて公開しております。

Googleドキュメント一括結合ツールの使い方に関する問い合わせ方法は?

ご購入されたプラットフォームそれぞれのお問い合わせ方法に従ってお問い合わせください。
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