本記事では業務自動化ツールを企画開発するGASラボの「Gmailチャットワーク自動転送ツール」の概要・使い方、よくある質問に関するQ&Aについて詳しく解説しております。
Gmailチャットワーク自動転送ツールの概要
本ツールは、Gmailに届いたメールをチャットワークの特定のルームへ転送するツールです。
- Gmailに届いたメールをチャットワークへ転送
- 転送するメールは条件指定が可能
- 転送先のチャットワークのルーム指定が可能
- 転送先ルーム内で（TO）による通知の設定が可能
本ツールを利用すると、Gmailに届いたメールのなかから指定条件と一致するメールを、チャットワークの特定のルームへ転送することが可能です。
チャットワークは無料アカウント・有料アカウントのどちらでも問題ありません。
特定の相手から届くメール、特定の宛先へ送信されるメール、特定の文字列を含む「件名」または「本文」など、チャットワークへ転送するメールの絞り込みが可能です。
また、メールの転送先はチャットワークの「ルームID」で指定できます。
Gmailからチャットワークへ転送されたメールは、本ツールの「転送履歴」シートへ記録されるため、条件に一致するメール一覧を確認したり、キーワードで検索したりすることも可能です。
なお、本ツールは買い切り型となっており、ご購入時以外に料金が発生することはありません。
MacやWindowsなどOSに関係なくご利用いただけます。
チャットワーク上にて複数名でGmailの内容を共有したい、GmailをGoogleスプレッドシートに記録していきたい方に、おすすめのツールです。
Gmailチャットワーク自動転送ツールの3つの特徴
Gmailの特定条件に合致するメールをチャットワークに自動転送
- 事前に指定した条件に合致するGmailのメールを、特定のチャットワークのチャットルームに自動で転送することができます。
- 転送対象メールは下記4つの条件で指定することができます。
- 宛先メールアドレス
- 差出人メールアドレス
- 件名
- 本文
- 「ルームID」を予め指定することで、上記4つの条件を満たすメールの転送先のチャットルームを指定できます。
- 取得するメールの件数も指定することができます。
- 初期設定をしてしまえば、自動で処理されるようになるため、ツールを常時開いておくことや、PCを開いておく必要はありません。
Gmailのメールの転送履歴は全てGoogleスプレッドシートに記録
- 本ツールで転送したメールの取得・転送履歴は全てGoogleスプレッドシートに記録していきます。
- そのため、特定条件にマッチするメールのログを管理・共有するツールとしてもご利用いただくことが可能です。
- データの記録先がスプレッドシートだからこそ、キーワードでの検索や、フィルター・ソートの利用、メモの追加なども容易です。
画像付き設定マニュアルがあるので、初心者でも安心！
- 本ツールは情報の取得・操作にチャットワークAPIを利用しております。
- 初心者の方でも簡単にAPIの設定や本ツールの利用のための設定ができるよう、画像付きの丁寧なマニュアルを用意しておりますので、ご安心ください。
Gmailチャットワーク自動転送ツールはこんな方にオススメ！
- Gmailで受信した特定のメールをチャットワークに転送して、チーム内でメールの情報共有をしたい方
- Gmailの特定のメールをスプレッドシートに記録しておきたい方
Gmailチャットワーク自動転送ツールのご利用マニュアル
STEP１：ご購入された本ツール（Googleスプレッドシート形式）をコピー
本ツールはGAS（Google Apps Script）の自動プログラムが組み込まれた「Googleスプレッドシート形式」のツールです。ご購入当初はツールが「閲覧権限のみ」に制限されています。
自動化メニューを含めた本ツールの利用を開始するためには、ご購入当初のスプレッドシートをコピーいただく必要があります。
本ツール（スプレッドシート）のツールバーの「ファイル」→「コピーを作成」をクリックして、ツールのコピーをしてから利用をスタートしてください。
コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。
STEP2：チャットワークAPIの利用設定
本ツールではチャットワークAPIを利用して、各種データの自動取得・自動転送を行います。そのため、チャットワークAPI利用のために各種設定が必要となります。
ChatWork API トークンの取得
チャットワークAPIを利用するための情報として「ChatWork APIトークン」が必要となります。
「ChatWork APIトークン」を設定する場合、個人のアカウントではなく、専用のbotアカウントを作成されることをオススメいたします。（チャットワークでのメッセージ送信者がAPIを設定したユーザーアカウントになるため）
※参考：ChatWork APIの利用に必要な「ChatWork APIトークン」の取得方法は下記のChatWork公式ページにて、ご確認いただけます。
まずは上記のページを参考にAPIトークンを発行・取得してください。
その後、本ツールの「設定」シートに取得したAPIトークンを「ChatWork API トークン」欄に貼り付けください。
転送先チャットルームのルームIDの取得
次に、メールを転送するチャットワークのチャットルームの「ルームID」を取得します。
ルームIDはグループチャットURL末尾の数字と同様の番号です。
例：以下の「********* 」の箇所
https://www.chatwork.com/#!rid*********
引用元： ルームIDを確認する
ルームIDを取得したら、本ツールの「設定」シートの「ルームID」欄に貼り付けてください。
メッセージ通知先（TO）アカウントIDの設定
チャットワークに転送する際に、TOでメッセージ通知先を指定することができます。
メッセージの通知先（TO）を指定するためには、アカウントIDを取得し、設定する必要があります。
本ツール独自でご用意している「メニュー」より「メンバーを取得」をクリックして実行してください。
初めて本ツール独自の自動化メニューを実行する際には、初回認証プロセスが必要となります。初回認証プロセスの進め方は下記の記事に記載しておりますので、そちらをご参照ください。
メンバーを取得メニューを実行すると、本ツールの「メンバー」シートにルームIDに所属するメンバー一覧が「ID」と「名前」で出力されます。
出力されたメンバー一覧情報から通知先として指定したいメンバーの「ID」をコピーし、本ツールの「設定」シートの「メッセージ通知先（TO）アカウントID」欄に貼り付けしてください。
複数人を指定したい場合は、カンマ区切り（「,」）で指定をお願いします。
また、全員を指定したい場合は「ALL」を記載してください。
STEP3：設定シートにて、転送メール検索設定を設定
ChatWork APIの設定が完了したら、転送メールを指定する条件の設定を行います。
本ツールの「設定シート」にて、転送メール検索設定欄に下記4つの項目があります・
- 宛先メールアドレス
- 差出人メールアドレス
- 件名
- 本文
4つの項目は任意で設定できるようになっており、AND条件となっておりますので、必要に応じて設定してください。
転送ができるのは、本ツールを動かすGoogleアカウントのGmailに届くメールのみです。
転送メール検索設定の使い方イメージ
- 特定のメールアドレスに受信されるメールを転送したい場合には、宛先メールアドレスを指定してください。
- ※TO、CC、BCCのいずれかで含まれている場合に転送される仕様となっております。
- 特定のメールアドレスから送信されるメールを転送したい場合には、差出人メールアドレスを指定してください。
- 件名や本文に特定の文字列を含むメールを転送したい場合は、「件名」や「本文」を指定してください。
STEP4：メニューより「メールをチャットワークに転送」を実行し、動作テスト
次に、設定シートにて設定した内容で正常にメールがチャットワークに転送されるかを手動でテストしてみましょう。
ツールバーに用意された本ツール独自の「メニュー」より「メールをチャットワークに転送」をクリックします。
初めて本ツール独自の自動化メニューを実行する際には、初回認証プロセスが必要となります。初回認証プロセスの進め方は下記の記事に記載しておりますので、そちらをご参照ください。
「メールをチャットワークに転送」を実行すると、メールがチャットワークに転送されていきます。
また、転送履歴データが本ツールの「転送履歴」シートに出力されていきます。
チャットワークへの転送が確認できること、および転送履歴シートへ情報が出力されていることを確認できれば、動作テスト完了です。
本STEPが正しく実行されない場合やエラーが発生する場合は、STEP4までの設定に何らか問題がある可能性が高いため、STEP1からSTEP3までを改めて確認してみてください。
仕様補足
- 基本的に、「メールをチャットワークに転送」メニューの実行時に取得されるメールの件数は本ツールの「設定シート」の「1回の実行における取得件数」で設定することができます。「1回の実行における取得件数」に何も入力されていない場合、10件が取得されます。必要に応じて調整してください。
- 「設定シート」の「1回の実行における取得件数」を設定する場合、1よりも大きな整数で設定してください。
- 新たに取得されたメールの中で、過去に一度取得されたメールが存在する場合は無視されて転送されません。
- チャットワーク上での送信者名はAPIを設定したアカウント名になります。必要に応じて、転送用のアカウント（botアカウント）を作成するなどをしてご利用いただくことがオススメです。
- 本ツールはHTML形式のメールの転送は非対応です。プレーンテキストのみ対応しております。（HTML形式のメールも転送自体はできますが、文字が正常に表示されません）
補足：本ツールでチャットワークへ転送されるメッセージの形式
本ツールでチャットワークへ転送される際のメッセージの形式は下記のフォーマットに基づいて転送されます。
——————-
【Gmail転送】
・受信日時：
・FROM：
・TO：
・GmailスレッドID：
・GmailメッセージID：
——————-
【件名】
…..
【本文】
…..
補足：本ツールの転送履歴シートに記録される情報の項目
本ツールでは、事前に設定した条件に合致したGmailのメールをチャットワークの特定のルームに転送していきますが、同時に本ツールの「転送履歴シート」に記録されていきます。
転送履歴シートに記録される情報の項目をご紹介します。
- GmailスレッドID
- GmailメッセージID
- 転送実施日時
- メール受信日時
- 受信メールアドレス
- 送信元メールアドレス
- 件名
- 本文（プレーンテキスト）
- 転送先ルームID
- 通知先アカウントID
- 転送結果
- 転送条件：宛先メールアドレス
- 転送条件：差出人メールアドレス
- 転送条件：件名
- 転送条件：本文
STEP5：メニューより「定期実行を開始」をクリック
最後に、STEP4で行った手動でのメール転送を自動化する設定を行います。
本ツール独自の「メニュー」より「定期実行を開始」を実行します。
本自動化メニューを実行すると、5分ごとに検知した指定条件に合致するメールをチャットワークに転送する処理が自動実行されるようになります。
もちろん、メールの転送だけではなく、本ツールの転送履歴シートにも転送履歴データが記録されていきます。
「メールをチャットワークに転送の定期実行を開始」を実行した後は、ツールの画面やPCを常に開いておく必要はございません。
※補足：「定期実行を停止」機能もご用意しております。
「メールをチャットワークに転送の定期実行を開始」実行後、自動情報取得・転送処理をストップしたい場合に利用できる「メールをチャットワークに転送の定期実行を停止」メニューもご用意しております。必要に応じてご利用ください。
Gmailチャットワーク自動転送ツール：ご利用上の注意点
- 本ツールの利用には、Googleアカウント、ChatWorkアカウント、ChatWorkのAPI利用権限が必要になります。
- 本ツールはChatWork APIを使用して情報を取得しております。場合によっては、一時的に情報が取得できない場合や、情報の取得が失敗するケースもございます。予めご了承ください。また、時間内の情報取得・操作制限もあります。これらのリスクについては、予めご了承ください。
- 本ツールの利用で発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
- 本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。処理時間を超える場合には、データの取得・出力、メッセージの転送や操作が完了できないケースもございますので、予めご了承ください。
- ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・再販・配布・共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
- 本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
- 本ツールはチャットワークAPIの仕様変更に伴い、ツール自体の仕様が変更になる可能性やアップデートされる可能性、情報が取得・操作できなくなる可能性がございます。予めご了承ください。
Gmailチャットワーク自動転送ツールに関するよくある質問
Q.Gmailチャットワーク自動転送ツールはどこで入手できますか？
2023年3月現在、Gmailチャットワーク自動転送ツールは下記のプラットフォームにて公開しております。
Q.Gmailチャットワーク自動転送ツールの使い方に関する問い合わせ方法は？
ご購入されたプラットフォームそれぞれのお問い合わせ方法に従ってお問い合わせください。
Q.Gmailにチャットワーク上で連携して返信できるツールはありますか？
GASラボでは、チャットワークへGmailを転送し、チャットワーク上でGmailのメールを連携して返信することができるツールもご用意しております。
- Gmail×チャットワークツール連携返信ツール
本記事では業務自動化ツールを企画開発するGASラボの「Gmail×チャットワークツール連携返信ツール」の概要・使い方、よくある質問に関するQ&Aについて詳しく解説しております。Gmail×チャットワークツール連携返信ツールの概要[…]
