本記事では業務自動化ツールを企画開発するGASラボの「共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」の概要・使い方、よくある質問に関するQ&Aについて詳しく解説しております。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの概要
本ツールは、Googleドライブ内のフォルダやアイテムの共有状況を、Googleスプレッドシート上で一覧化できるツールです。
マイドライブだけでなく共有ドライブにも対応しているため、Googleワークスペース（Business Standardプラン以上）を利用している方でもご利用可能です。
- マイドライブや共有ドライブ内のアイテムの共有状況一覧化
どのアイテムを、誰に、どの権限（閲覧権限・編集権限）で共有しているのかを確認したい場合におすすめです。
本ツールはご購入後、特別な設定などは一切ございません。（※初回認証プロセスのみ必要）
共有状況を確認したいフォルダを指定すれば、すぐに共有状況をGoogleスプレッドシート上で確認できます。
企業やチームなどでGoogleワークスペースの共有ドライブを活用されている方は、セキュリティや情報漏洩防止の観点からも、定期的に共有ドライブの共有状況を把握されるのがおすすめです。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの3つの特徴
マイドライブ・共有ドライブ関係なくアイテムの共有状況一覧を自動で出力
- 本ツールでは、Googleドライブ内の各フォルダ・ファイル共有状況（閲覧権限・編集権限など）を一覧出力することができるツールです。
- マイドライブだけではなく、共有ドライブのアイテムについても共有状況一覧を出力することが可能です。
フォルダ指定機能を利用すれば、特定のフォルダ配下のアイテム一覧の状況確認も可能
- 本ツールではフォルダを指定することができます。
- フォルダ指定した場合、指定したフォルダ配下にある全てのアイテムの共有状況一覧を出力することが可能です。
- フォルダの指定方法には下記の2種類があります。お好みの方法をご利用ください。
- フォルダ名で指定（マイドライブのみ対応）
- フォルダURLで指定（マイドライブ＋共有ドライブ対応）
シンプルな仕様のため、初心者の方でも簡単にご利用いただけます！
- 本ツールはシンプルな仕様となっております。難しい操作は一切ございません。
- クリックと入力操作のみで操作できるため、ExcelやGoogleスプレッドシートなどを少しでもご利用されたことがある方であれば、簡単にご利用いただくことが可能です。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールはこんな方にオススメ！
- Googleドライブ内の各種フォルダ・ファイルの共有状況を一覧出力したい方
- 共有ドライブ内のアイテムの共有状況を確認したい方
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールのご利用マニュアル
STEP１：ご購入された本ツール（Googleスプレッドシート形式）をコピー
本ツールはGoogle Apps Script（GAS）の自動化プログラムが組み込まれた「Googleスプレッドシート形式」のツールです。
本ツールはご購入当初、安全のため「閲覧権限のみ」に制限されております。自動化メニューをご利用いただくためには本ツール（スプレッドシート）自体をコピーする必要がございます。
スプレッドシートのツールバーにある「ファイル」→「コピーを作成」をクリックして編集権限のあるコピーシートを生成することができます。
コピーシートにはプログラムも一緒にコピーされますので、コードを編集する必要性は全くありませんので、ご安心ください。
STEP2：メニューよりお好みのフォルダ指定方法での出力メニューを実行
本ツールには、独自の自動化メニューが用意されています。
ツールバーに用意されている本ツール独自の「メニュー」をクリックすると、下記2つのメニューが表示されます。
「フォルダ名指定で共有状況一覧出力」
- フォルダ名を完全一致で指定することが可能
- フォルダ名を指定しない場合、マイドライブ内の全てのアイテムをリストアップ
- マイドライブのアイテムのみ対象。（共有ドライブはリストアップしない）
「フォルダURL指定で共有状況一覧出力」
- フォルダURLで特定のフォルダを指定することが可能
- フォルダURLを入力しない場合や有効なURLが入力されていない場合、エラーで終了となる仕様
- マイドライブだけではなく、共有ドライブも指定可能。
- 共有ドライブのルートフォルダ（トップフォルダ）は指定不可
上記2つのメニューのうち、お好みの指定方法をお選びいただき、クリックしてください。
初めて本ツール独自の自動化メニューを実行する際には、初回認証プロセスが必要となります。初回認証プロセスの進め方は下記の記事に記載しておりますので、そちらをご参照ください。
「フォルダ名指定で共有状況一覧出力」または「フォルダURL指定で共有状況一覧出力」をクリックすると、テキストボックスが現れるので、指定した情報を入力してください。
入力したら、「OK」をクリックします。
この後、指定したフォルダ内のアイテムを全てリストアップして出力する処理が実行されます。出力するアイテムの数によって変動がありますが、数秒〜数分処理にかかりますので、そのままお待ちください。
処理が完了すると、「共有状況一覧」シートに情報が出力されます。
本ツールで出力できる情報
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールでは、各アイテム（フォルダ・ファイル）について、下記の項目の情報を出力することが可能です。
- ファイル名（もしくはフォルダ名）
- 所属するフォルダ名、URL
- ファイル形式
- ファイル（またはフォルダ）のURL
- ファイル（またはフォルダ）のID
- ファイル（またはフォルダ）の所有者名
- ファイル（またはフォルダ）の公開範囲
- ファイル（またはフォルダ）の共有権限
- 編集権限を持つ指定ユーザー
- 閲覧権限を持つ指定ユーザー
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツール：ご利用上の注意点
- 本ツールを利用するためには、Googleアカウントが必要になります。
- 本ツールではアクセス権限がないアイテムはリストアップすることができません。アクセス権限のないアイテムがある場合、スキップされます。予めご了承くださいませ。
- 本ツールを利用することで発生した問題の責任は負いかねます。事前に使い方をテスト、理解した上で、ご利用ください。
- ツールおよびプログラムの著作はGASラボにあります。無断での転載・再販・配布・共有やソースコードのコピーは固く禁止しております。
- 本ツールは処理時間に上限があります（約6分）。処理時間を超える場合には、フォルダを細かく設定するなどをして対応してください。
- 本ツールは初回利用時に「認証・許可プロセス」が発生します。認証・許可を下記の記事を参考に進めて下さい。
共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールに関するよくある質問
Q.共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールはどこで入手できますか？
2023年1月現在、共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールは下記のプラットフォームにて公開しております。
Q.共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツールの使い方に関する問い合わせ方法は？
ご購入されたプラットフォームそれぞれのお問い合わせ方法に従ってお問い合わせください。
Q.本ツールで権限の一括変更などは可能ですか？
本ツールでは、残念ながら権限の一括変更はできませんが、GASラボが開発した下記のツールであれば、権限の一括変更が可能です。
また、一括で削除したい場合は下記のツールのご利用がオススメです。ドライブ内の整理の際にご利用ください。
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GASラボのGoogleドライブの操作を自動化・効率化できるツールのご紹介
GASラボでは主にGoogle Apps Scriptにて開発した自動化ツールを企画・開発しております。
GASラボがこれまで開発したツールの数は約70種ほどで（2023年1月現在）、今後も随時新規で開発・公開していく予定です。
GASラボでは開発したGoogleドライブの操作を自動化・効率化できるツールを紹介いたします。
GASラボの開発した主なGoogleドライブの操作を自動化・効率化できるツール
GASラボでは本記事で紹介した「共有ドライブ対応版Googleドライブ共有状況一覧出力ツール」以外にも、Googleドライブの操作を自動化・効率化できるツールを複数ご用意しております。是非ご覧ください。
